Vom Vereinsalltag zur digitalen Organisation

Wie Cloud7 die digitale Transformation eines österreichischen Basketball-Bundesligisten von Grund auf konzipiert und umgesetzt hat.

Digitalisierung bedeutet nicht, bestehende Abläufe einfach in eine App zu übertragen. Echte digitale Transformation beginnt dort, wo Prozesse neu gedacht, Systeme miteinander verbunden und Menschen in die Veränderung mitgenommen werden.

Genau vor dieser Aufgabe standen wir beim SKN St. Pölten Basketball.

Was als klassisch gewachsene Vereinsorganisation mit Excel-Listen, manuellen Abläufen, lokalen Dateien und unterschiedlichen Kommunikationswegen begann, wurde gemeinsam mit Cloud7 Schritt für Schritt zu einer modernen, cloudbasierten und skalierbaren digitalen Organisation weiterentwickelt.

Die Ausgangssituation

Wie bei vielen über Jahre gewachsenen Organisationen waren auch beim SKN zahlreiche Prozesse historisch entstanden.

Mitgliederdaten wurden teilweise über Excel-Listen verwaltet, Informationen befanden sich auf unterschiedlichen Geräten und administrative Tätigkeiten waren stark von einzelnen Personen abhängig.

Auch die Kommunikation erfolgte teilweise über private Messenger-Gruppen. Dazu kamen manuelle Abläufe in der Mitgliederverwaltung und beim Zahlungsverkehr.

Das Ergebnis: hoher administrativer Aufwand, Medienbrüche und fehlende durchgängige digitale Workflows.

Besonders wichtig war dabei das Thema Datenschutz und Datenhoheit. Personenbezogene Daten von Mitgliedern und Athleten sollten nicht länger dezentral auf privaten Geräten gespeichert werden.

Unser Ansatz: Nicht einzelne Tools, sondern eine digitale Gesamtarchitektur

Cloud7 betrachtete deshalb nicht nur einzelne Anwendungen, sondern die gesamte Organisation.

Gemeinsam wurden Prozesse analysiert, Schwachstellen identifiziert und daraus eine neue digitale Architektur entwickelt.

Die zentralen Ziele:

• administrative Prozesse vereinfachen und automatisieren
• Daten zentral und strukturiert verwalten
• Datenschutz und Compliance verbessern
• Kommunikation professionalisieren
• manuelle Tätigkeiten reduzieren
• Mitgliedsbeiträge und Zahlungsprozesse automatisieren
• den digitalen Außenauftritt modernisieren
• neue Möglichkeiten für E-Commerce und Merchandising schaffen
• eine Plattform schaffen, die mit dem Verein mitwachsen kann

Dabei ging es bewusst nicht darum, möglichst viele Technologien einzusetzen. Entscheidend war, für jeden Bereich die passende Lösung auszuwählen und daraus ein funktionierendes Gesamtsystem zu bauen.

Google Workspace als digitale Basis

Ein wesentlicher Baustein der neuen Infrastruktur wurde Google Workspace.

Lokale Dateien wurden in zentrale, gemeinsam verwaltete Ablagen überführt. Berechtigungen und Zugriffe können dadurch strukturiert gesteuert werden und Informationen bleiben innerhalb der Organisation verfügbar, unabhängig davon, welche Person gerade eine bestimmte Aufgabe übernimmt.

Gleichzeitig wurde die interne Zusammenarbeit professionalisiert und die bisherige Mischung aus privaten Geräten, lokalen Dateien und unterschiedlichen Kommunikationskanälen reduziert.

Damit entstand eine zentrale digitale Arbeitsumgebung für den Verein.

Mitgliederverwaltung und Finanzen digitalisiert

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf einem der administrativ aufwendigsten Bereiche eines Sportvereins: der Mitgliederverwaltung.

Mit Vereinsplaner wurde eine zentrale Lösung für Mitglieder, Verwaltung und Finanzen eingeführt.

Ein besonders wichtiger Schritt war die Umstellung der Mitgliedsbeiträge auf SEPA-Lastschrift.

Anstatt Zahlungen manuell nachzuverfolgen, können Beiträge nun wesentlich strukturierter und automatisierter verarbeitet werden.

Das reduziert nicht nur den Verwaltungsaufwand, sondern verbessert gleichzeitig die Planbarkeit und den Cashflow der Organisation.

Neuer Webauftritt für den SKN Basketball

Digitale Transformation endet für uns nicht bei internen Prozessen.

Auch der Außenauftritt des SKN St. Pölten Basketball wurde neu gedacht und technisch umgesetzt.

Die neue Website basiert auf WordPress und wurde speziell auf die Anforderungen eines professionellen Sportvereins abgestimmt.

Über die Integration von SportsPress können sportbezogene Daten und Liga-Informationen wesentlich effizienter in den Webauftritt eingebunden werden.

Das reduziert den laufenden Pflegeaufwand und schafft gleichzeitig eine professionelle digitale Plattform für Fans, Mitglieder, Partner, Sponsoren und Interessierte.

E-Commerce ohne eigenes Lagerrisiko

Auch das Merchandising wurde in die digitale Strategie integriert.

Über die Anbindung von 11teamsports wurde eine E-Commerce-Lösung geschaffen, mit der der Verein Merchandising-Produkte digital anbieten kann, ohne selbst eine umfangreiche Lager- und Logistikinfrastruktur betreiben zu müssen.

Damit verbindet die Lösung einen professionellen Markenauftritt mit zusätzlichen digitalen Erlösmöglichkeiten.

Digitalisierung bedeutet auch Veränderung

Eine der wichtigsten Erfahrungen aus dem Projekt:

Technologie alleine verändert keine Organisation.

Neue Systeme funktionieren nur dann, wenn sie von den Menschen angenommen und tatsächlich genutzt werden.

Deshalb war Change Management ein wesentlicher Bestandteil des Projekts.

Gewohnte Abläufe mussten verändert, Daten aus bestehenden Excel-Listen bereinigt und Mitarbeiter sowie ehrenamtlich Tätige an die neuen Prozesse herangeführt werden. Gerade bei der Migration historisch gewachsener Datenbestände war Datenqualität entscheidend, beispielsweise um Fehler bei automatisierten SEPA-Prozessen zu vermeiden.

Cloud7 begleitete daher nicht nur die technische Umsetzung, sondern auch den organisatorischen Wandel.

Das Ergebnis

Aus einer Vielzahl einzelner manueller Prozesse entstand eine zentrale, cloudbasierte und skalierbare digitale Umgebung.

Der administrative Aufwand konnte im Rahmen des Projekts deutlich reduziert werden. Die Projektdokumentation beziffert die Zeitersparnis in Verwaltung und Abrechnung mit rund 70 Prozent.

Gleichzeitig wurden Zahlungsprozesse automatisiert, Daten zentralisiert und der digitale Reifegrad der Organisation wesentlich erhöht.

Heute greifen die einzelnen Komponenten ineinander:

Cloud Collaboration. Mitgliederverwaltung. Zahlungsprozesse. Website. Sportdaten. E-Commerce. Datenschutz.

Nicht als Insellösungen, sondern als Teil einer gemeinsamen Digitalstrategie.

Was Cloud7 umgesetzt hat

Digitalstrategie & Beratung · Prozessanalyse & Prozessoptimierung · Cloud-Architektur · Google Workspace · Datenschutz & Compliance · Datenmigration · Mitgliederverwaltung · SEPA-Automatisierung · WordPress Webdesign & Entwicklung · SportsPress Integration · E-Commerce Integration · Change Management

Digitale Transformation aus einer Hand

Das Projekt SKN St. Pölten Basketball zeigt sehr gut, wofür Cloud7 Digital Solutions steht.

Wir verstehen Digitalisierung nicht als Verkauf einzelner Softwareprodukte.

Wir analysieren, wie eine Organisation heute arbeitet, definieren gemeinsam, wie sie künftig arbeiten soll, und entwickeln daraus die passende digitale Architektur.

Von der Strategie über Prozesse und Cloud-Infrastruktur bis zur Website und den digitalen Geschäftsprozessen.

Cloud7 – wir digitalisieren nicht einzelne Tools. Wir digitalisieren Organisationen.